Ny orientering om årets generalforsamling og bestyrelsesmøder

Årets generalforsamlinger og bestyrelsesmøder er i fuld gang, men for mange foreninger vil afholdelsen af generalforsamlingen igen i år blive påvirket af de restriktioner, regeringen har indført for at begrænse smitteudbredelsen. Vores anbefaling er derfor, at bestyrelsen fortsat overvejer, om det kan lade sig gøre at afholde årets generalforsamling eller bestyrelsesmøde virtuelt.

I takt med at loftet for forsamlinger hæves gradvist, bliver der åbnet for muligheden for at afholde årets generalforsamling fysisk. Fra i dag den 21. april hæver regeringen forsamlingsforbuddet for indendørs forsamlinger til 10 personer, og for udendørs forsamlinger bliver tallet hævet til 50 personer.

I Newsec vil vi gerne imødekomme foreninger, der ønsker at afholde en fysisk generalforsamling. Dette skal selvfølgelig ske under hensyntagen til jeres medlemmer og vores medarbejdere og med fokus på at skabe sikre og trygge rammer om arrangementet.

Vi forholder os til det til enhver tid gældende forsamlingsforbud, ligesom vi følger myndighedernes retningslinjer, i takt med de ændres.

I kan se planen for udfasningen af forsamlingsforbuddet i dokumentet på side 2 via linket.

Her følger vores anbefalinger og forholdsregler ved afholdelse af årets generalforsamling fysisk:

• Vi anbefaler, at medlemmer der deltager i fysiske generalforsamlinger, lader sig teste inden forsamlingen. I Newsec opfordrer vi vores medarbejdere til at blive testet ugentligt.
• Arrangementet afholdes med brug af mundbind, når man ikke sidder ved sin plads, der er adgang til håndsprit, afstandskrav overholdes, og der er min. fire kvadratmeter pr. person.
• Bestyrelsen er opmærksom på evt. lokale smitteudbrud og nedlukninger samt myndighedernes anbefalinger i den forbindelse.
• Jf. Newsecs interne retningslinjer må Newsec-medarbejdere ikke deltage i møder, hvor myndighedernes retningslinjer ikke bliver overholdt.

Vi har tidligere kommunikeret følgende forudsætninger for afholdelse af generalforsamling udendørs:

• Udendørs møder afholdes i overensstemmelse med de til enhver tid gældende retningslinjer fra myndighederne.
• Så vidt muligt afholdes det under en overdækning (eks. i et åbent telt), så vi er mindre afhængige af vejrforhold.
• Vejrforhold skal tillade en gennemførelse, hvis der ikke er mulighed for overdækning.
• Newsec kan beslutte ikke at deltage i møder den pågældende dag, hvis vejrudsigten på dagen melder om vejrforhold, som ikke muliggør forsvarlig afvikling af mødet, eller hvis vejrhold ændrer sig under mødet.
• Ovennævnte forudsætninger aftales med bestyrelsen samt fremgår af indkaldelsen til mødet.

Vi følger løbende udviklingen og ændringer i forsamlingsforbud og restriktioner. Har I spørgsmål, sidder jeres administrator klar til at hjælpe.